Generelle krav til leverandører af § 112-hjælpemidler til borgere af kommunerne i Indkøbsfællesskab Nordsjælland

Hvis ikke andet er aftalt skriftligt, er følgende gældende, når leverandører leverer hjælpemidler efter servicelovens § 112 til borgere, der har en bevilling fra kommunen.

1.      Bevillinger

Borgere kan bestille de produkter, der er bevilget af kommunen.

2.      Fakturering

Når Leverandøren fakturerer Kommunen, skal fakturering ske i henhold til de til enhver tid gældende regler om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Oplysninger om elektronisk fakturering findes på virk.dk.

For at kommunen kan betale fakturaer, skal følgende fremgå af fakturaerne

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer
• Leverandørens navn, CVR/SE nr. og adresse
• Betalingsoplysninger
• Varenummer, som er identisk med det i Prislisten angivne varenummer
• Mængde og art af det leverede (varelinjebeskrivelse)
• Pris pr. enhed eksklusiv moms. Der skal faktureres i samme enhed, som er angivet i Prislisten
• Borgers navn, adresse og CPR-nummer
• Dato for bevilling
• Dato for levering
• Fakturabeløb
• UNSPC-kode
• Sidste rettidige betalingsdato

Hvis borgeren har bestilt et produkt hos leverandøren, som ikke er omfattet af borgers bevilling, kan leverandøren ikke fakturere kommunen for det leverede. Leverandøren skal altså kunne dokumentere, at produktet er bevilget af kommunen til borger. Det er således kun det bevilgede produkt, der kan fremgå af fakturaen til kommunen.

Såfremt der sker fejlfakturering, herunder at oplysningerne på fakturaen er mangelfulde eller fakturaen ikke er fremsendt elektronisk mv., forbeholder Kommunen sig ret til at tilbageholde betaling, indtil korrekt faktura er modtaget. Leverandøren skal hurtigst muligt fremsende kreditnota til Kommunen med henvisning til den fejlbehæftede faktura.

3.      Betaling

Kommunen betaler modtagne korrekte og elektroniske fakturaer senest 30 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kommunen har modtaget faktura i overensstemmelse med punkt 2.

4.      E-katalog

Leverandører, som på baggrund af udstedte bevillinger leverer hjælpemidler til kommunens borgere, er forpligtet til at levere elektroniske kataloger, som til enhver tid er opdateret med det tilbudte varesortiment og korrekte priser. Kataloget skal leveres i et format, som er egnet til indlæsning i kommunens e-handelssystem.

5.      Statistik

Leverandører skal op til to gange om året, på forespørgsel, fremsende en forbrugsstatistik til kommunen.

Statistikken skal leveres i Excel-format.

Kravet er gældende i op til to år efter, at levering har fundet sted.

6.      Levering

Bestilte produkter skal leveres hurtigst muligt.

Leverandøren skal i forbindelse med kontakten til borger oplyse denne om forventet leveringstid på produktet.

7.      Datasikkerhed og tavshedspligt

Beskyttelsen af oplysninger om borgere er essentiel og kritisk. Oplysningerne skal behandles fortroligt og forsvarligt i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

Leverandøren forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifter mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Persondataforordningen.

Leverandøren samt eventuelle underleverandører skal overholde straffelovens §§ 152 og 152a om tavshedspligt.